1. Kdo zpracovává osobní údaje

Správcem osobních údajů je:

ARTexpo Print s.r.o. IČO: 17707374 DIČ: CZ17707374 sídlo: Holandská 1008/13, Vršovice, 101 00 Praha 10 datová schránka: 7qpaug6 e-mail pro záležitosti ochrany osobních údajů: info@hospio.tech

Hospio.tech je obchodní označení a digitální služba provozovaná společností ARTexpo Print s.r.o.

Tyto zásady se vztahují na webové stránky Hospio.tech, poptávkový formulář, klientskou zónu a související komunikaci a realizaci zakázek.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V souvislosti s používáním Hospio.tech můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení;
• pracovní pozici a organizaci;
• telefonní číslo a e-mailovou adresu;
• údaje uživatelského účtu;
• obsah poptávky a komunikace;
• adresu a místo realizace;
• fotografie, dokumenty a další podklady vložené do poptávky;
• údaje uvedené v objednávkách, nabídkách, předávacích protokolech a fakturách;
• informace o schválení nabídky, ceny nebo změny zakázky;
• technické údaje, například IP adresu, datum přihlášení a záznamy o činnosti v klientské zóně.

Prosíme, abyste prostřednictvím Hospio.tech nenahrávali fotografie pacientů, zdravotnickou dokumentaci, údaje o zdravotním stavu ani jiné údaje, které nejsou pro řešení zakázky nezbytné.

3. Proč údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:

• přijetí a vyhodnocení poptávky;
• komunikace se zájemcem nebo zákazníkem;
• vytvoření cenové nabídky;
• uzavření a plnění smlouvy;
• správy zakázky v klientské zóně;
• schvalování ceny, změn a víceprací;
• provedení montáže, opravy nebo jiné objednané činnosti;
• vytvoření předávacích, instalačních a servisních protokolů;
• vystavení a evidence účetních dokladů;
• řešení reklamací, incidentů a právních nároků;
• ochrany a zabezpečení webu a klientské zóny;
• plnění zákonných povinností správce.

4. Právní důvody zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě:

• jednání před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy;
• plnění právních, účetních a daňových povinností;
• oprávněného zájmu na vyřízení B2B poptávky, komunikaci s kontaktními osobami zákazníků, zabezpečení služby a ochraně právních nároků;
• souhlasu, pokud je pro konkrétní zpracování vyžadován.

Souhlas se zpracováním osobních údajů nevyžadujeme v případech, kdy je zpracování nezbytné pro vyřízení poptávky, plnění smlouvy nebo splnění zákonné povinnosti.

5. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:

• poskytovatelům webové aplikace, hostingu a cloudových služeb;
• poskytovatelům e-mailových a komunikačních služeb;
• účetním, daňovým a právním poradcům;
• montážním, servisním a jiným odborným subdodavatelům;
• dodavatelům objednaných výrobků, pokud je to potřebné pro realizaci zakázky;
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.

Tito příjemci získávají pouze údaje, které potřebují k poskytnutí dané služby nebo splnění své zákonné povinnosti.

Osobní údaje neprodáváme.

6. Webová aplikace a předávání údajů

Webová aplikace Hospio.tech je v současné fázi provozována s využitím platformy Base44 a dalších navazujících technologických služeb.

Někteří technologičtí poskytovatelé mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě je předávání založeno na odpovídajícím právním mechanismu, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložkách.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro účel jejich zpracování.

Zpravidla se jedná o následující období:

• neuzavřené poptávky nejdéle 24 měsíců od poslední komunikace;
• údaje zákaznického účtu po dobu trvání spolupráce;
• smlouvy, objednávky, protokoly a související dokumentaci po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou pro ochranu právních nároků;
• účetní a daňové doklady po dobu stanovenou právními předpisy;
• technické a bezpečnostní záznamy po dobu potřebnou k ochraně a kontrole systému;
• údaje zpracovávané na základě souhlasu do jeho odvolání, není-li dán jiný právní důvod pro jejich další uchování.

Po skončení příslušné doby údaje bezpečně odstraníme nebo anonymizujeme.

8. Fotografie a dokumenty z místa realizace

Fotografie a dokumenty mohou být používány pouze pro:

• posouzení poptávky;
• vytvoření cenové nabídky;
• přípravu a provedení realizace;
• dokumentaci stavu před a po provedení prací;
• vytvoření předávacího protokolu;
• řešení reklamace, škody nebo právního nároku.

Objednatel odpovídá za to, že podklady vložené do Hospio.tech může Poskytovateli oprávněně předat.

Fotografie nebudeme používat pro marketing nebo veřejnou prezentaci bez samostatného oprávnění nebo souhlasu zákazníka.

9. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle konkrétní situace právo:

• požádat o přístup ke svým osobním údajům;
• požádat o opravu nepřesných údajů;
• požádat o výmaz údajů;
• požádat o omezení zpracování;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• získat své údaje ve strukturovaném formátu, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• kdykoliv odvolat udělený souhlas;
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádost můžete zaslat na e-mail info@hospio.tech nebo do datové schránky 7qpaug6.

Dozorovým orgánem je:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7

10. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí základních kontaktních a zakázkových údajů je nezbytné pro vyřízení poptávky, vytvoření nabídky a realizaci zakázky.

Bez těchto údajů nemusíme být schopni poptávku vyřídit nebo požadovanou službu poskytnout.

11. Automatizované rozhodování

Při poskytování služeb Hospio.tech neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by pro uživatele mělo právní nebo obdobně významné účinky.

12. Zabezpečení údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou nebo zveřejněním.

Přístup k osobním údajům je omezen pouze na osoby, které jej potřebují pro řešení poptávky, realizaci zakázky, administraci systému nebo splnění právní povinnosti.

13. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat zejména při změně rozsahu služby, používaných technologií nebo právních požadavků.

Aktuální znění bude vždy zveřejněno na webových stránkách Hospio.tech.

14. Účinnost

Tyto zásady zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 13. 7. 2026.